УТВЕРЖДЕН

Решением Правления Нотариальной палаты Республики Бурятия

от «_19_» сентября 2024 года

Порядок предоставления сведений (документов) из нотариального архива Нотариальной палаты Республики Бурятия

1. 1. Общая информация.

1. 1.  Настоящий Порядок предоставления сведений (документов) из нотариального архива Нотариальной палаты Республики Бурятия (далее – Порядок) регулирует получение сведений (документов) заинтересованными лицами, указанными в статьях 5 и 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее – Основы).
   2. Действие Порядка на получение сведений нотариусами в соответствии

со статьей 15 Основ, не распространяется.

2. Выдаваемые документы.

2.1.  Нотариальным архивом выдаются (представляются):

- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве Нотариальной палаты Республики Бурятия (далее -  Архив) запрашиваемой информации (документов);

- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивная копия нотариального документа;

- оригиналы архивных нотариальных документов в случаях, установленных п.  6.2. Порядка;

- номенклатурные дела в случаях, установленных законодательством, в том числе наследственные дела для возобновления производства;

- копии наследственных дел.

2.2. Копия нотариального документа, выданная из Архива, приравнивается к дубликату нотариального документа.

2.3. Документы и сведения выдаются (предоставляются) Архивом на основании письменного запроса (заявления) (Приложение №1, Приложение №2, Приложение № 3).

3. Тариф и оплата.

3.1. За выдачу копии нотариального документа, архивной справки из Архива взимается плата, размер которой ежегодно устанавливается Нотариальной палатой Республики Бурятия (далее - НП РБ) и не может превышать следующие размеры:

- на бумажном носителе - 10 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с ч. 2 статьи 25 Основ, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом;

- в электронной форме - 5 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с ч. 2 статьи 25 Основ, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом.

3.2. Оплата, взимаемая за выдачу архивных справок и архивных копий нотариальных документов, в том числе в электронной форме, производится безналично, путём перечисления по реквизитам банковского счета Нотариальной палаты Республики Бурятия (далее – НП РБ).

Сведения о размере оплаты и реквизитах для перечисления размещены на официальном сайте НП РБ.

3.3. Перечень льгот, применяемых при выдаче сведений и документов:

- освобождаются от взимания платы на 100%:

ветераны Великой Отечественной войны и инвалиды Великой Отечественной войны, бывшие узники фашистских концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных немецкими фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, бывшие военнопленные во время Великой Отечественной войны;

участники специальной военной операции;

- освобождаются от взимания платы на 50%:

инвалиды I, II группы, дети-инвалиды;

3.4. Сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), предоставляются на безвозмездной основе.

3.5. Запрашиваемые сведения (документы) предоставляются бесплатно со дня получения запроса в случаях:

- по требованию (постановлению, запросу) суда в связи с находящимися в его производстве уголовными, гражданскими или административными делами;

- по требованию органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными делами, а также органов прокуратуры в связи с находящимися в их производстве уголовными или административными делами. Предоставление сведений органам следствия и прокуратуры, не ведущим производство по уголовному или административному делу, ссылка на которое указана в запросе, а также до возбуждения уголовного или административного дела (в том числе в рамках проверки материалов или иных процессуальных действий) не допускается;

- по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов;

- по запросам органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги и исполняющих государственные и муниципальные функции, в связи с предоставлением ими услуг и исполнением функций при присоединении к запросу электронного образа проверяемого нотариального удостоверенного документа или представления документа на бумажном носителе;

- по запросам органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации – городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, органов местного самоуправления в связи с проведением в соответствии с федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» мероприятий по выявлению правообладателей ранее учтенных объектов недвижимости – о правообладателях – наследниках, принявших наследство, в состав которого включен ранее учтенный объект недвижимости. В данном запросе должны быть указаны номер наследственного дела и (или) фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя, дата его смерти, место открытия наследства (последнее место жительства наследодателя), а также сведения о ранее учтенном объекте недвижимости. В случае, когда в наследственном деле отсутствуют документы, подтверждающие основания призвания к наследованию лица, подавшего заявление о принятии наследства, об этом указывается в ответе;

- по запросам органа, осуществляющего государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (территориальные органы Федеральной налоговой службы), в связи с государственной регистрации;

- по запросам нотариусов в связи с совершаемыми нотариальными действиями;

- иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4. Сроки исполнения запросов.

4.1. Срок исполнения запроса о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве сведений, запрашиваемой информации (документов), поступившего от лиц, указанных в п.1.1 настоящего Порядка, составляет не более 5 рабочих дней со дня его получения.

4.2. Срок исполнения запроса органов государственной власти и органов местного самоуправления составляет не более 5 рабочих дней со дня его получения.

4.3. Срок на поиск документа и подготовку его копии, выдачи архивной справки, архивной копии составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты, взимаемой за выдачу архивных справок и архивных копий нотариальных документов либо со дня получения запроса (заявления) о выдаче документов, в случае освобождения от оплаты.

4.4. При затрудненном поиске в отсутствие точных данных, запрашиваемого документа (информации) срок исполнения составляет не более 30 календарных дней.

4.5. Срок исчисляются со дня, следующего за днём поступления запроса (заявления) или оплаты.  

5.  Порядок направления (подачи) запроса (заявления).

5.1. Подать письменный запрос (заявление) установленной формы возможно:

- при личном обращении в Архив, расположенный по адресу: г. Улан-Удэ ул. Октябрьская, д. 2 В, в установленные часы приёма;

- посредством электронной почты, с приложением документов необходимых для установления личности и (если применимо) полномочий заявителя, подписав направляемый запрос (заявление) и документы УКЭП заявителя;

- через любого нотариуса. Запрос по форме Приложения №1 или Приложения №2 предоставляется в простой письменной форме нотариусу заявителем лично. Способом получения документов в таком запросе указывается адрес электронной почты заявителя. Нотариус, установив личность заявителя, совершает нотариальное действие по удостоверению равнозначности электронного документа бумажному и направляет запрос в электронной форме в Архив по защищённому каналу связи. При необходимости к запросу прикладываются электронные документы, равнозначные бумажным документам о полномочиях заявителя;

- при отсутствии указанного заявителем способа направления документа документ направляется по адресу, с которого направлен запрос (почтовый адрес, адрес электронной почты, личный кабинет в ЕИС).

5.2. При подаче запроса (заявления) при личном обращении в нотариальный архив НП РБ необходимы следующие документы:

- паспорт;

- СНИЛС;

- доверенность с указанием соответствующих полномочий (в случае подачи запроса представителем физического лица);

- ИНН (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);

- документ, подтверждающий полномочия (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);

- в случае возобновления наследственного дела - свидетельство о смерти наследодателя.

5.3. В случае направления запроса (заявления) почтовой связью, подлинность подписи заявителя на нем должна быть засвидетельствована нотариально.

5.4. Если запрос компетентного органа в соответствии со ст. 5 Основ направляется на электронную почту НП РБ, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя. К запросу необходимо приобщать документы (копии), подтверждающие право на получение из архива сведений (документов) в соответствии с требованиями Основ.

5.5. Не допускается предоставление работниками нотариального архива сведений, которые требуют проведения комплексного правового анализа документов, содержащихся в наследственном деле. Предоставление работниками нотариального архива сведений может осуществляться на основании проекта ответа, согласованного с ответственным лицом, уполномоченным нотариальной палатой.

5.6. Не выдаются из Архива сведения и копии документов в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

6. Порядок выдачи нотариальных документов, архивных справок

6.1. Сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом по форме (Приложение №1) для физических лиц (их представителей) и по форме (Приложение №2) для представителей юридических лиц, правопреемника на основании письменного распоряжения руководителя Архива или уполномоченного сотрудника Архива.

6.2. Подлинники  нотариальных документов выдаются из Архива по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с ч. 4 ст. 5 Основ на основании письменного распоряжения руководителя Архива.

6.3. Архивная справка оформляется на бланке нотариальной палаты с обозначением названия "Архивная справка", подписывается уполномоченным сотрудником Архива и заверяется печатью Архива.

Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью Архива.

6.4. Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется уполномоченным сотрудником Архива и печатью Архива.  Архивная копия, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается УКЭП указанного лица.

6.5. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) уполномоченным сотрудником Архива способом, указанным заявителем в запросе. При этом, почтовое сообщение направляется простым письмом без уведомлений.

Архивная справка в электронной форме и архивная копия в электронной форме, подготовленные в соответствии с настоящим Порядком, направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты.

7. Порядок выдачи из нотариального архива наследственного дела.

7.1. В случае необходимости оформления дополнительных свидетельств о праве на наследство по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу, заявление по форме (Приложение № 3) в НП РБ подается лично лицом, желающим получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов), или через нотариуса, которым будет возобновлено наследственное дело.

Наследственное дело выдается нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив. В случае прекращения нотариальной деятельности нотариуса и до назначения другого нотариуса на вакантную должность в этом нотариальном округе, наследственное дело выдается нотариусу, назначенному для осуществления нотариальной деятельности в указанном округе.

8. Не выдаются из нотариального архива документы:

- находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- не прошедшие технического оформления и описания;

9. Заключительные положения.

9.1 Настоящий порядок вступает в силу с момента его утверждения Правлением НП РБ и действует до его отмены в соответствии с решением Правления НП РБ.

9.2. Изменения и дополнения в настоящий порядок утверждаются решением Правления НП РБ.